Avis relatif à la protection des renseignements
personnels (PRP)
Voici un sommaire des pratiques de PRP du Fonds étudiant solidarité travail du Québec (FESTQ) et du Fonds étudiant solidarité travail
du Québec (FESTQ) II (ci-après nommés les « Fonds étudiant »), lesquelles sont détaillées dans cet avis :
| Les renseignements que nous recueillons et l’utilisation que nous en faisons | Nous recueillons votre nom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, code permanent d’étudiant ainsi que des informations financières afin de vérifier votre identité, valider si vous êtes admissibles à nos programmes, gérer votre dossier et répondre à vos questions et besoins. |
| Votre consentement | Les Fonds étudiant visent à faire preuve de transparence et à vous informer clairement, au moment de la collecte, des utilisations qui seront faites de vos renseignements personnels, des moyens par lesquels ils sont obtenus s’ils ne sont pas recueillis directement auprès de vous, de vos droits ainsi que des catégories de tiers à qui ils sont susceptibles d’être communiqués et de la possibilité qu’ils soient communiqués à l’extérieur du Québec, le cas échéant, afin que votre consentement soit manifeste, libre et éclairé. |
| La sécurité | Même si les Fonds étudiant appliquent des mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte, un risque demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir à 100 % que vos renseignements personnels ne seront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec le bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels |
| Vos droits | Vous pouvez consulter les renseignements personnels que les Fonds étudiant ont collectés ou reçus sur vous, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, déposer une plainte si vous n’êtes pas satisfaits du traitement de vos renseignements personnels en adressant votre demande à la Cheffe de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont reproduites ci-dessous. |
| Les coordonnées de la Cheffe de la protection des renseignements personnels | La Cheffe de la protection des renseignements personnels est responsable d’assurer la protection de vos renseignements personnels au sein des Fonds étudiant.
Ses coordonnées sont les suivantes :
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1. Pourquoi cet Avis ?
Cet avis relatif à la protection des renseignements personnels (l’« Avis ») décrit les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels appliquées par les Fonds étudiant.
2. À qui s’adresse cet Avis ?
Cet Avis reflète l’engagement continu des Fonds étudiant à se conformer aux exigences de protection des renseignements personnels des personnes suivantes :
A. Les étudiants admis aux programmes de subvention des Fonds étudiant et les candidats aux programmes;
B. Les candidats à un poste au sein des Fonds étudiant;
C. Les visiteurs ou les utilisateurs du site web des Fonds étudiant dans la mesure où des RP sont recueillis;
D. Toute autre personne physique dont les RP sont recueillis ou traités dans le cadre des activités des Fonds étudiant.
3. Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Les Fonds étudiant collectent ou reçoivent seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour les fins de leurs activités, incluant des renseignements relatifs à votre identité, tels que votre nom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, code permanent d’étudiant, numéro d’assurance sociale, des informations démographiques, telles que votre sexe et âge et des informations financières telles que celles inscrites sur votre bulletin de paie ou relevé d’emploi.
4. Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels ?
Les Fonds étudiant collectent, reçoivent, utilisent et communiquent vos renseignements personnels pour les fins auxquelles vous avez consenties ou qui sont permises par la loi, lesquelles sont indiquées ci-dessous :
Utilisation des renseignements personnels reçus d’employeurs :
– Valider si vous êtes admissibles à nos programmes de subvention;
– Gérer vos dossiers;
– Confirmer votre identité, vérifier l’exactitude de vos renseignements personnels et les mettre à jour;
– Rencontrer nos obligations réglementaires et légales;
– Communiquer avec vous par courriel ou par la poste;
– Gérer notre site Internet et fournir du soutien technique;
– Transmettre des sondages de satisfaction.
Utilisation des renseignements personnels collectés directement auprès des étudiants ou des utilisateurs du site Internet :
– Répondre aux questions que vous nous soumettez par l’entremise de notre site Internet;
– Gérer notre site Internet et fournir du soutien technique;
– Transmettre des sondages de satisfaction.
Vous pouvez nous demander plus de détails sur ces utilisations en tout temps.
5. De quelles façons vos renseignements personnels sont-ils recueillis ?
5.1 Auprès des employeurs
La plupart des renseignements personnels que nous recueillons sont fournis directement par les employeurs après que ces derniers les aient collectés auprès de vous.
5.2 Directement auprès des étudiants ou des utilisateurs du site Internet
Nous collectons également des renseignements personnels directement auprès de vous lorsque vous :
– Communiquez avec nous par courriel ou par la poste;
– Soumettez des questions ou formulez des demandes par l’entremise de notre site Internet;
– Répondez à des sondages de satisfaction.
6. Sous quelle condition pouvons-nous collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels ?
Les Fonds étudiant collectent, reçoivent, utilisent et communiquent vos renseignements personnels recueillis par des employeurs ou directement auprès de vous avec votre consentement ou conformément aux exigences applicables à moins d’une exception prévue dans la loi (exemple, dans un contexte de poursuite pénale ou criminelle) et en tenant compte notamment du caractère sensible ou non des renseignements personnels qui seront collectés ou reçus et des utilisations qui seront faites.
7. Dans quels cas et comment pouvez-vous retirer votre consentement ?
Il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels pour la gestion et l’administration de nos programmes pendant la durée d’un projet qui s’inscrit dans le cadre de l’exécution d’une entente avec un employeur et pendant la durée requise aux fins de valider l’admissibilité des demandes de subvention.
8. À qui sont communiqués vos renseignements personnels?
Vos renseignements personnels sont accessibles seulement aux membres du personnel des Fonds étudiant qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.
Les Fonds étudiant peuvent également donner l’accès à vos renseignements personnels à des tiers, tels que par exemple :
– Une personne agissant pour vous avec votre consentement;
– Ses fournisseurs de services, dont l’entreprise qui gère son site Internet et celle qui héberge son site Internet.
– Un organisme public chargé d’enquête ou d’application de la loi, dont les autorités de poursuite criminelle et pénale;
– À la Commission d’accès à l’information (autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels) et à toutes les personnes autorisées à les obtenir selon la loi.
Les tiers sont soumis à des engagements visant à protéger adéquatement vos renseignements personnels.
9. Comment conservons-nous vos renseignements personnels et pendant combien de temps ?
Les Fonds étudiant utilisent des systèmes et des fournisseurs de services en technologie qui permettent d’assurer la conservation sécuritaire de vos renseignements personnels de façon à maintenir leur confidentialité.
Vos renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de renseignements personnels à certains fournisseurs de solutions technologiques entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, les Fonds étudiant valident au préalable les lois et les pratiques de protection des renseignements personnels applicables dans la juridiction visée et s’assurent d’une protection adéquate de vos renseignements personnels.
Les Fonds étudiant conservent vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et suivant les délais de conservation applicables. Dès lors que la conservation de vos renseignements personnels n’est plus nécessaire, les Fonds étudiant les détruiront ou les anonymiseront. La destruction ou l’anonymisation sont effectuées de façon sécuritaire.
10. Comment assurons-nous la protection et la sécurité de vos renseignements personnels ?
Les Fonds étudiant appliquent des mesures de sécurité proportionnelles au degré de sensibilité de vos renseignements personnels. Ces mesures permettent de les protéger et de réduire les risques de perte ou de vol, de communication et d’utilisation non autorisés.
Les mesures de sécurité appliquées par les Fonds étudiant sont notamment :
I. Des mesures administratives, telles que la mise en place d’un cadre de protection des actifs informationnels des Fonds étudiant comprenant vos renseignements personnels basé sur des normes reconnues, une vérification continuelle de l’évolution des menaces
de sécurité ainsi que des activités de formation et de sensibilisation récurrentes en matière de protection des renseignements personnels pour les employés des Fonds étudiant.
II. Des mesures physiques, telles que la restriction des accès aux locaux des Fonds étudiant et la mise en place de mots de passe ou de mécanismes d’authentification à double facteurs pour accéder aux équipements informatiques, systèmes et réseaux internet des Fonds étudiant.
III. Des mesures techniques, telles que la restriction des accès à vos renseignements personnels aux seules aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions, la mise en place d’alertes en cas d’évènements suspects ainsi que le chiffrement sécuritaire des communications.
Même si les Fonds étudiant appliquent des mesures de sécurité pour protéger adéquatement vos renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte à un niveau minimum, un risque demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir à 100 % que vos renseignements personnels ne seront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec le bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la question 13.
11. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?
Les Fonds étudiant respectent les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos renseignements personnels et appliquent ainsi des procédures permettant de traiter les demandes suivantes :
Accès et rectification de vos renseignements personnels : Vous pourrez consulter les renseignements personnels que les Fonds étudiant ont collectés ou obtenus sur vous, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, sous réserve toutefois d’exceptions prévues dans la loi. Les demandes d’accès et de rectification sont gratuites. Toutefois, des frais raisonnables pourront vous être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels. Votre demande d’accès ou de rectification devra être transmise au bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels aux coordonnées qui se trouvent à la question 13 et sera traitée au plus tard dans les trente (30) jours suivants la date de réception de votre demande écrite aux Fonds étudiant.
Traitement automatisé : Si les Fonds étudiant mettent en place un processus de prise de décision qui est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de renseignements personnels, par exemple, un processus ayant un effet spécifique sur une personne (annulation d’un contrat, admissibilité à un emploi) et qui s’appuie uniquement sur un algorithme, vous serez informés du fait que vous faites l’objet d’un tel processus, de la décision qui a été rendue et de votre droit de présenter vos observations à l’égard de cette décision. Vous pourrez également être informés sur demande des éléments suivants :
I. Des renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision;
II. Des raisons ayant mené à cette décision;
III. De votre droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision.
12. Que faire si j’ai une question ou si je désire déposer une plainte au sujet de mes renseignements personnels?
Toutes questions à l’égard de vos renseignements personnels ou plaintes à la suite du non-respect des principes énoncés dans l’Avis devront être acheminées au bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la question 13.
13. Quelles sont les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels au sein des Fonds étudiant ?
La responsable de la protection des renseignements personnels est responsable d’assurer la protection de vos renseignements personnels.
Les coordonnées du bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels sont les suivantes :
Adresse postale : 545, Boulevard Crémazie Est, bureau 200, Montréal, Québec, Canada H2M 2W4.
Adresse courriel : [email protected]
14. Cet avis peut-il être modifié et si oui, comment puis-je en prendre connaissance?
Les Fonds étudiant peuvent périodiquement modifier le contenu de cet Avis. Le cas échéant, un avis sera affiché sur le site Internet des Fonds étudiant et au sein de nos outils de communication.
Dernière mise à jour : 11 janvier 2024
